Dalam rangka mendukung pelaksanaan manajemen kepegawaian dan peningkatan pelayanan kepegawaian terhadap Pegawai Negeri Sipil di lingkup Pemerintah Kabupaten Madiun yang memerlukan data dan informasi kepegawaian yang akurat maka diperlukan pengembangan sistem informasi kepegawaian berbasis teknologi informasi yang terintegrasi.

Maka, sesuai dengan Peraturan Bupati Madiun Nomor 5 Tahun 2019 Tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Lingkup Pemerintah Kabupaten Madiun dikembangkanlah sistem berbasis komputer yang menghasilkan, menyimpan, mengelola, mengirim dan/atau menerima data dan informasi kepegawaian secara online yang akurat, akuntable dan tepat waktu sebagai upaya pelaksanaan manajemen kepegawaian. Untuk mempermudah mengingat Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ini yang selanjutnya disingkat SIMPEG dan menambahkan identitas daerah tingkat dua MADIUNKAB di belakangnya.

Dalam pelaksanaanya, selain dapat diakses oleh seluruh Aparatur Sipil Negara yang telah terdaftar di lingkup Pemerintah Kabupaten Madiun, SIMPEG memiliki beberapa wewenang hak akses diantaranya untuk Perangkat Daerah, Pengelola dalam hal ini Pejabat Kepegawaian, Operator beserta Pengelola Layanan Kepegawaian. Perangkat Daerah Pengelola SIMPEG adalah Perangkat Daerah yang diberi tanggugiawab dan wewenang dalam pengelolaan SIMPEG pada unit kerja masing-masing sesuai tugas pokok dan fungsinya.

Pengelola SIMPEG adalah pegawai yang ditunjuk atau ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian atau Pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan pengelolaan SIMPEG. Operator SIMPEG adalah pelaksana yang ditunjuk dalam pengelolaan SIMPEG di lingkup Pemerintah Daerah. Pengelola Kepegawaian adalah PNS pada Perangkat Daerah/unit kerja di lingkup Pemerintah Daerah yang memberikan layanan kepegawaian.

Ruang lingkup data dan informasi kepegawaian dalam SIMPEG meliputi data kepegawaian sejak pegawai diangkat menjadi CPNS hingga pensiun atau diberhentikan sebagai PNS. Data kepegawaian sebagaimana dimaksud meliputi Data Utama (nama pegawai dan gelar; nomor induk pegawai (NIP); pendidikan; tempat dan tanggal lahir; jenis kelamin; agama; status kepegawaian; pangkat dan golongan; TMT CPNS; TMT PNS; Jabatan terakhir; Nomor telepon; alamat; nomor Karpeg; nomor Askes/BPJS; nomor NPWP; dan nomor KTP), Riwayat pangkat dan golongan, Riwayat pendidikan, Riwayat jabatan, Riwayat diklat struktural/fungsional, Riwayat penghargaan, Riwayat hukuman disiplin, Riwayat kepegawaian Lainnya, dan Biodata lainnya. Data kepegawaian sebagaimana dimaksud bersifat dinamis dan harus dilakukan peremajaan sesuai dengan kondisi status kepegawaian terbaru.

Setiap ASN berhak mengetahui dan mengakses informasi data kepegawaian melalui aplikasi SIMPEG MADIUNKAB yang telah terintegrasi. Selain itu, ASN berkewajiban melakukan input data masing-masing melalui aplikasi apabila terjadi perubahan data kepegawaian beserta dokumen pendukung dalam bentuk scan dokumen asli.

Kewajiban ASN sebagaimana dimaksud apabila tidak dipenuhi akan berakibat tidak dapat mengajukan layanan kepegawaian yang terintegrasi dengan aplikasi SIMPEG. Setiap ASN dapat menyampaikan klarifikasi secara lisan atau tertulis bila terjadi perbedaan/perubahan data kepada Operator SIMPEG dengan membawa atau melampirkan dokumen pendukung.

Pengelolaan SIMPEG di lingkup Pemerintah Daerah Kabupaten Madiun diharapkan dapat mewujudkan pengelolaan, pemanfaatan data dan informasi kepegawaian secara optimal dan mewujudkan sistem informasi yang mampu mendukung
pelaksanaan manajemen kepegawaian secara optimal.