Odilo Preserver PYMES es una solución integral de gestión y preservación documental para pequeñas y medianas empresas. Combina las funcionalidades de una aplicación de gestión documental con las capacidades de Odilo Preserver, de modo que se asegura la conservación, control y acceso de los documentos de la organización.
Con ello, se pretende dar respuesta a las necesidades de una pequeña o mediana organización, que gestione documentos físicos y copias electrónicas de los mismos, además de documentos generados exclusivamente en digital. La solución Odilo Preserver PYMES asegura el control, organización, acceso y visualización de toda la documentación corporativa. Esto afecta tanto a documentos en papel, digitalizados mediante sistemas convencionales o de captura avanzada (el sistema pretende convertirse en un nexo de unión entre la documentación física y le electrónica), como a los diversos tipos de documentos electrónicos: ofimáticos o aquellos que incorporen elementos característicos de la administración electrónica, por ejemplo, firma a través de certificados digitales.
Las capacidades de Odilo Preserver PYMES:
1) Descripción y clasificación documental. Implica la generación de una ficha descriptiva para cada documento. Posibilita la descripción manual de los documentos y la adición de ciertos metadatos de forma automática. Además, incluye la asignación de un nivel de cuadro de clasificación predefinido; una ubicación en una estructura organizacional de carpetas; en el caso de documentación digitalizada, un metadato de signatura y un número correlativo (automático) para su clasificación y ordenación en el sistema físico.
2) Entrada de la documentación en el sistema desde el cuadro de clasificación. Se le asigna un tipo documental y una serie documental. Cuando se considera que ha finalizado la vida administrativa de un expediente, éste puede pasar a preservación
3) Gestión archivística y preservación de los expedientes cerrados. Se genera un xml en un formato válido, que se empaqueta junto con los documentos para crear un paquete SIP (Submission Information Package). Implica, por parte del usuario, la definición de unas políticas de conservación de documentos y, por parte de Odilo, la aplicación de dichas políticas de conservación. Se establecen los riesgos asociados a la preservación de los documentos y se definen eventos (a ejecutar por Odilo) que requieren una autorización por parte del cliente.
4) Acceso a la aplicación desde apps. Odilo Preserver PYMES es accesible desde un teléfono móvil, lo que asegura el acceso permanente a sus documentos desde cualquier dispositivo.
Las ventajas de Odilo Preserver PYMES son:
• la eliminación del papel en la gestión habitual de procesos, limitando el uso de los soportes físicos a determinados trámites legales;
• gestión de documentos en papel y electrónicos en una misma plataforma y administración de expedientes abiertos y cerrados;
• la posibilidad de visualización de ciertos archivos, sin abandonar la aplicación en ningún momento;
• el acceso fácil y rápido, y desde cualquier punto geográfico con conexión a Internet. Únicamente es necesario un navegador y ordenador o dispositivo móvil;
• el control de visualización y accesos a la documentación de la organización, mediante la definición de grupos de usuarios y permisos de acceso;
• una organización, clasificación y descripción de la documentación completa y ágil, gracias a las opciones de definición de un cuadro de clasificación, estructura de carpetas, relaciones entre elementos de la aplicación y esquemas de metadatos;
• facilidad de recuperación de documentos mediante una interfaz gráfica de búsqueda;
• diferentes opciones de acceso a la documentación de la aplicación: búsquedas, navegación por cuadro de clasificación, navegación por estructura de carpetas;
• visualización de objetos (documentos en *.pdf y formatos de imagen png y jpg) sin necesidad de abandonar la plataforma.